Liczbę nowych pacjentów, których przyjmie gabinet, policzysz dla jednej usługi: od godzin przyjęć w miesiącu odejmij godziny stałych pacjentów, kontynuacji leczenia i rezerwy na pilne wizyty, a wynik podziel przez czas, który nowy pacjent zajmie w pierwszym miesiącu. Na przykład 10 wolnych godzin i 2 godziny na nowego pacjenta dają około 5 nowych pacjentów w pierwszym miesiącu. To jednak wynik na start. Każdy nowy pacjent wraca na kontynuację, więc w kolejnych miesiącach gabinet przyjmie mniej, a budżet reklamy trzeba ustawić do tej mniejszej liczby.
Jakie dane z grafiku są potrzebne
Licz osobno dla każdej usługi, którą chcesz reklamować, i w godzinach, a nie w wizytach. Pierwsza wizyta, zabieg i kontrola trwają różnie, więc "10 wolnych wizyt" niewiele mówi. Potrzebujesz sześciu informacji, które zwykle są w systemie gabinetowym albo w grafiku:
| Informacja | Skąd ją wziąć |
|---|---|
| Godziny przyjęć w usłudze w miesiącu | Grafik lekarzy, bez przerw i pracy administracyjnej |
| Godziny zajęte przez stałych pacjentów i kontynuacje | Grafik za ostatnie 3 miesiące, średnia miesięczna |
| Rezerwa na pilne wizyty i przesunięcia | Twoja decyzja, np. kilka godzin w miesiącu |
| Czas nowego pacjenta w pierwszym miesiącu | Konsultacja i pierwsze wizyty z typowego planu leczenia |
| Czas nowego pacjenta w kolejnych miesiącach | Kontrole i kontynuacje z typowego planu leczenia |
| Nieobecności w planowanym okresie | Urlopy, szkolenia, święta |
Nie potrzebujesz danych konkretnych pacjentów. Wystarczą sumy godzin i typowy plan leczenia dla usługi.
Jak policzyć wolne godziny na nowych pacjentów
Wzór jest prosty: wolne godziny = godziny przyjęć minus godziny stałych pacjentów i kontynuacji minus rezerwa. Liczba nowych pacjentów w pierwszym miesiącu = wolne godziny podzielone przez czas nowego pacjenta w pierwszym miesiącu.
| Pozycja (przykład) | Wartość |
|---|---|
| Godziny przyjęć w usłudze w miesiącu | 64 h |
| Stali pacjenci i kontynuacje | 50 h |
| Rezerwa na pilne wizyty i przesunięcia | 4 h |
| Wolne godziny | 10 h |
| Czas nowego pacjenta w pierwszym miesiącu (konsultacja i pierwszy zabieg) | 2 h |
| Nowi pacjenci w pierwszym miesiącu | około 5 |
Wszystkie liczby w tabeli to przykład. Twoje będą inne, ale układ rachunku jest ten sam w gabinecie stomatologicznym, fizjoterapii czy poradni specjalistycznej.
Jak kontynuacje leczenia zmniejszają liczbę nowych pacjentów
Wynik z pierwszego miesiąca jest zawyżony, bo nowy pacjent nie kończy na pierwszej wizycie. Wraca na kontrolę albo kolejne etapy leczenia i zajmuje godziny w następnych miesiącach. Te godziny są odbierane nowym pacjentom.
Przykład z założeniami: 10 wolnych godzin co miesiąc, nowy pacjent zajmuje 2 godziny w pierwszym miesiącu, a potem po 1 godzinie w drugim i trzecim miesiącu, czyli 4 godziny w całym planie leczenia. Godziny dotychczasowych stałych pacjentów się nie zmieniają.
| Miesiąc (przykład) | Godziny kontynuacji pacjentów z poprzednich miesięcy | Godziny na nowych pacjentów | Nowi pacjenci |
|---|---|---|---|
| Pierwszy | 0 h | 10 h | 5 |
| Drugi | 5 h | 5 h | 2 |
| Trzeci | 7 h | 3 h | 1 |
| Czwarty | 3 h | 7 h | 3 |
Po kilku miesiącach liczba nowych pacjentów ustala się wokół jednej wartości. Policzysz ją od razu: wolne godziny w miesiącu podzielone przez wszystkie godziny, które zajmie jeden nowy pacjent w całym planie leczenia. W przykładzie to 10 godzin podzielone przez 4 godziny, czyli 2 do 3 nowych pacjentów miesięcznie, a nie 5.
Ta druga liczba jest ważniejsza dla stałej reklamy. Jeśli kampania co miesiąc przyprowadza pacjentów na poziomie pierwszego miesiąca, po kwartale kolejka na pierwszy termin może się wydłużyć, a część pacjentów z reklamy może zrezygnować.
Ile zapytań potrzeba, żeby zapełnić wolne terminy
Reklama przyprowadza zapytania, a nie pacjentów. Część osób dzwoni z pytaniem o inną usługę, część nie pasuje im termin, część się rozmyśla. Konto Google Ads policzy telefony i formularze, jeśli ustawisz je jako konwersje: według Pomocy Google Ads to Ty wybierasz, co jest dla Ciebie wartościowe jako konwersja, czyli działanie liczone po kliknięciu reklamy. Konto nie wie jednak, które zapytania skończyły się wizytą. Proporcję zapytań zakończonych wizytą policzysz z arkusza recepcji, w którym przy każdym zapytaniu zapisany jest wynik.
Przykład hipotetyczny: recepcja umawia co drugie zapytanie. Żeby przyjąć 2 do 3 nowych pacjentów miesięcznie, potrzebujesz około 4 do 6 zapytań. Jeśli koszt zapytania w Twojej kampanii wynosi 90 zł (kwota wymyślona na potrzeby przykładu, to nie jest cena EVILLAGE.PL ani średnia rynkowa), budżet, który przy tych założeniach odpowiada wolnym terminom, to około 360 do 540 zł miesięcznie. Wyższy budżet przy tej pojemności oznacza zapytania, dla których nie ma terminu.
Porównaj tę kwotę z tym, ile kosztuje reklama Google Ads dla gabinetu w Twojej specjalizacji i mieście, czyli z budżetem, który w ogóle pozwala zebrać dane do oceny kampanii. Jeśli górna granica z grafiku wychodzi niżej niż sensowny budżet, ta usługa nie jest teraz dobrym kandydatem do stałej reklamy. Kiedy reklama nie ma sensu i co zrobić zamiast niej, opisuje wpis Kiedy nie warto inwestować w reklamę gabinetu?, a to, ilu pacjentów musi dać kampania, żeby się opłacić, wpis "Jak obliczyć próg opłacalności kampanii gabinetu?".
Czy recepcja przyjmie więcej telefonów
Pojemność gabinetu to nie tylko grafik lekarza. Jeśli recepcja w godzinach porannych obsługuje pacjentów przy ladzie i jednocześnie odbiera telefony, każde dodatkowe połączenie z reklamy ma większą szansę zostać bez odpowiedzi. Nieodebrane telefony z reklamy to zapłacone kliknięcia, z których bez oddzwonienia może nie powstać wizyta.
Sprawdź przez tydzień, w których godzinach recepcja nie odbiera, i dopasuj do tego reklamę. Według Pomocy Google Ads możesz określić godziny lub dni tygodnia, w których reklamy się wyświetlają, a domyślnie wyświetlają się przez cały dzień. Reklama zachęcająca do telefonu nie musi działać wtedy, gdy nikt go nie odbierze.
Jeśli zarówno grafik, jak i recepcja są blisko granicy, lepiej najpierw zadbać o pacjentów, których już masz. Sposobem na więcej pacjentów bez zwiększania budżetu może być oddzwanianie na nieodebrane połączenia i przypomnienia o umówionych wizytach.
Jak często przeliczać pojemność grafiku
Pojemność zmienia się co miesiąc: lekarz idzie na urlop, dochodzi nowy specjalista, zaczyna się sezon mniejszej liczby pacjentów, pacjenci z poprzednich kampanii kończą leczenie. Dlatego rachunek warto powtarzać przed ustaleniem budżetu na każdy kolejny miesiąc. Jeśli chcesz zapełnić wolne terminy, które zostają po pojedynczych odwołaniach, pomoże wpis "Jak zapełnić wolne terminy w grafiku gabinetu?".
W EVILLAGE.PL reklama dopasowana do wolnych terminów opiera się na comiesięcznym raporcie z planem na kolejny miesiąc. Budżet przesuwamy między usługami według tego, gdzie gabinet ma terminy i skąd przychodzą zapytania. Liczby pacjentów nie obiecujemy. Liczbę nowych pacjentów, którą zmieścisz, podajesz Ty, bez żadnych danych pacjentów.
FAQ - o to najczęściej pytacie
Liczyć w godzinach czy w wizytach?
W godzinach, bo pierwsza wizyta, zabieg i kontrola trwają różnie. Jeśli w usłudze wszystkie wizyty trwają tyle samo, możesz liczyć w wizytach.
Co z wizytami odwołanymi przez pacjentów?
Nie licz ich jako stałej pojemności. Jeśli odwołania powtarzają się co miesiąc, policz ich średnią z grafiku za ostatnie miesiące i dopiero wtedy dodaj je do wolnych godzin.
Jak policzyć pojemność gabinetu z kilkoma lekarzami?
Osobno dla każdego lekarza w danej usłudze, a potem zsumuj. Reklamujesz usługę, więc liczy się suma godzin wszystkich, którzy ją wykonują.
Czy wystarczy, że terminy są wolne za dwa miesiące?
To zależy od usługi. Pacjent, który szuka terminu na najbliższe tygodnie, może nie chcieć czekać dwóch miesięcy. Ustal, jaki czas oczekiwania na pierwszą wizytę uważasz za akceptowalny, i licz tylko wolne godziny w tym okresie.
Co, jeśli wynik wychodzi bliski zera?
To sygnał, że tej usługi nie warto teraz reklamować. Lepiej zająć się usługą z wolnymi godzinami albo pacjentami, których już masz.
Czy agencja powinna znać te liczby?
Tak, ale tylko liczbę nowych pacjentów, których przyjmiesz w miesiącu, bez danych pacjentów. Bez niej agencja może ustawić budżet według kosztu kliknięcia, a nie według Twojego grafiku.
Jak często przeliczać pojemność?
Co miesiąc, przed ustaleniem budżetu na kolejny miesiąc, i za każdym razem, gdy zmienia się grafik: urlop, nowy lekarz, sezon.
Od czego zacząć liczenie pojemności grafiku
Wybierz jedną usługę, weź dane z grafiku za ostatnie 3 miesiące i policz dwa wyniki: liczbę nowych pacjentów w pierwszym miesiącu i w stanie ustalonym, z kontynuacjami. Mniejsza z tych liczb to punkt wyjścia do planowania budżetu. Pojemność grafiku to tylko jeden z warunków, od których zależy gotowość gabinetu na reklamę. Pozostałe, czyli recepcję, stronę i zapis wyników, opisuje wpis Kiedy gabinet jest gotowy na reklamę i nowych pacjentów?. Jeśli chcesz, policzymy pojemność Twojej usługi razem w krótkiej rozmowie.
Źródła
Dostęp do wszystkich źródeł: 13 listopada 2026 r.
Dokumentacja Google
- Harmonogram wyświetlania reklam: https://support.google.com/google-ads/answer/2404244?hl=pl
- Pomiar konwersji: https://support.google.com/google-ads/answer/1722022
