Masz wdrożony system Marketing Automation, kampanie działają, leady spływają, a mimo to sprzedaż stoi w miejscu. Twój zespół czuje, że "coś nie działa", ale nikt nie potrafi nazwać tego konkretnie. Marketing pokazuje optymistyczne liczby z panelu, sprzedaż - zupełnie inne, często gorsze dane z CRM-u. Zarząd ma wrażenie, że dokłada kolejne narzędzia i budżety do "maszyny", która zamiast przyspieszać, dławi się własnym paliwem.
Audyt procesów marketingowych działa jak wizyta u dobrego lekarza diagnosty albo doświadczonego mechanika. Zanim zaczniemy cokolwiek "tuningować" (nowe kampanie, nowe kanały), sprawdzamy, czy bak nie jest dziurawy, a instalacja elektryczna nie powoduje zwarcia. Diagnoza musi poprzedzać leczenie - w przeciwnym razie ryzykujesz, że każdy kolejny tysiąc złotych wydany na reklamy tylko skaluje chaos wewnątrz organizacji.
Audyt Marketing Automation i procesów sprzedażowych to usługa, która ma jeden nadrzędny cel: precyzyjnie wskazać, gdzie uciekają Twoje pieniądze, i zaproponować konkretną mapę uszczelnienia lejka sprzedażowego.
Kiedy powinieneś zamówić audyt procesów marketingowych? (Symptomy)
Audyt nie jest potrzebny każdemu. Jest niezbędny wtedy, gdy symptomy są już na tyle wyraźne, że doraźne "łatanie" procesów przestaje przynosić efekty, a koszt utraconych szans sprzedażowych zaczyna przewyższać koszt samej technologii.
Masz drogie narzędzia, ale wykorzystujesz zaledwie 10-15% ich możliwości
Zainwestowałeś w potężne systemy, takie jak:
- HubSpot, Salesmanago, User.com, inny system MA,
- CRM dla sprzedaży,
- dodatkowe wtyczki i integracje.
Model prezentowany na etapie procesów zakupowych zakładał pełną automatyzację procesów (tzw. autopilotaż). W praktyce jednak Twój zespół korzysta jedynie z podstawowych funkcji:
- jedna-dwie kampanie e-mail,
- kilka prostych automatyzacji,
- brak realnego powiązania działań marketingu z wynikiem sprzedaży.
W takim scenariuszu system staje się drogim kosztem stałym, a nie przewagą konkurencyjną. Audyt weryfikuje, czy architektura narzędzi i ich obecna konfiguracja w ogóle przystają do Twoich celów biznesowych.
Wieczny konflikt na linii marketing - sprzedaż o jakość leadów
To klasyczny scenariusz, który obserwujemy w 8 na 10 firmach B2B:
- marketing: "Dostarczamy leady, ale handlowcy nie domykają",
- sprzedaż: "Leady są słabe, tracimy czas na przypadkowe kontakty".
Taki dysonans to wyraźny znak, że:
- definicje MQL/SQL nie są spójne,
- scoring nie odzwierciedla realnej gotowości zakupowej,
- leady wpadają do CRM w złym momencie albo bez kontekstu.
Audyt weryfikuje, czy proces przekazywania leadów (Handoff) ma sens biznesowy, czy tylko generuje frustrację i wzajemne oskarżenia po obu stronach barykady.
Brak spójności danych - "Prawda" marketingu vs "Prawda" sprzedaży
Jeżeli w Twojej firmie:
- w panelu marketingowym widzisz "wysoki zwrot z kampanii",
- a w CRM-ie nie widać tego w liczbie szans i wygranych umów,
- raporty z różnych działów "nie sklejają się",
to prawdopodobnie masz do czynienia z sytuacją, że:
- integracje są niepełne lub błędnie skonfigurowane,
- część danych ginie po drodze,
- nikt nie ma jednego, wspólnego "źródła prawdy".
Audyt wychwytuje te "czarne dziury" informacyjne i pokazuje, gdzie dokładnie gubisz dane (a wraz z nimi wiedzę o kliencie). Według badań Gartnera, słaba jakość danych kosztuje firmy średnio 12,9 miliona dolarów rocznie (źródło: Gartner/Data Quality Survey), co pokazuje skalę zagrożenia.
Co dokładnie sprawdzamy? Nasza lista kontrolna (Scope of Work)
Nasz audyt nie jest powierzchownymi "oględzinami z daleka". To uporządkowana, inżynieryjna analiza obszarów, które przechodzimy krok po kroku - od fundamentów technologicznych, przez higienę danych, aż po skuteczność komunikacji.
1. Technologia i integracje: czy krwiobieg danych jest szczelny?
W tym module weryfikujemy:
- jak system Marketing Automation jest połączony z CRM-em, sklepem, formularzami i innymi narzędziami,
- czy dane kontaktów i zdarzeń (wizyty, otwarcia, kliknięcia) są przekazywane we właściwym momencie,
- czy nie ma "dziur" - miejsc, w których lead znika, zanim trafi do sprzedaży,
- czy nie są produkowane duplikaty kontaktów i firm, które zafałszowują raporty.
Efektem tej części jest techniczna mapa przepływu danych oraz lista krytycznych punktów zapalnych, które wymagają natychmiastowej interwencji dewelopera lub administratora.
2. Higiena bazy danych: RODO, segmentacja i "martwe dusze"
Baza kontaktów powinna być Twoim najcenniejszym aktywem, a nie śmietniskiem. Sprawdzamy:
- strukturę bazy (pola, segmenty, tagi, listy),
- zgodność procesów zbierania zgód z wymogami prawno-regulacyjnymi,
- udział martwych kontaktów (nieaktywne od X czasu, odbicia, błędne adresy),
- czy segmentacja odzwierciedla realne grupy zakupowe, czy jest przypadkowym zbiorem tagów.
W efekcie dostajesz jasną odpowiedź, na ile Twoja baza jest "zdrowa", a ile rekordów należy usunąć lub poddać reaktywacji, by przestać przepalać budżet na wysyłkę w próżnię.
3. Automatyzacja i lejki: czy roboty faktycznie pracują?
Pod lupę bierzemy logikę Twoich procesów:
- istniejące scenariusze automatyzacji (flow, kampanie),
- logikę wejścia i wyjścia z poszczególnych lejków (kiedy ktoś zaczyna, kiedy kończy dany scenariusz),
- model scoringowy - za co przyznawane są punkty, czy odzwierciedla to realne intencje,
- powiązanie między wynikami scoringu a decyzjami sprzedaży (przekazanie do handlowca, zmiana statusu).
Celem jest odpowiedź na pytanie: czy wdrożone automatyzacje realnie wspierają sprzedaż, czy tylko generują szum informacyjny i dostarczają handlowcom fałszywe "gorące leady".
4. Content i komunikacja: czy mówisz językiem korzyści?
Weryfikujemy skuteczność:
- kluczowych sekwencji maili (powitalne, lead nurturing, post-purchase),
- komunikatów reklamowych i landing page w kontekście ścieżki klienta,
- spójności języka, obietnic i wezwań do działania między kanałami,
- dopasowania treści do etapów świadomości (TOFU/MOFU/BOFU).
Nie chodzi tu o ocenę stylistyczną, tylko o twardą funkcję biznesową: czy konkretna wiadomość konwertuje i przybliża klienta do decyzji zakupowej, czy jest tylko "ładnym obrazkiem".
Wynik audytu: to nie tylko PDF z listą błędów
Sam dokument z listą problemów niewiele zmienia, jeśli nie wiesz, od czego zacząć naprawę. Dlatego wynik audytu traktujemy jak gotowy plan projektu wdrożeniowego.
Mapa drogowa (Roadmap) - co, kiedy i za ile
W raporcie końcowym otrzymujesz:
- listę obszarów ocenionych w prosty sposób (np. czerwone - krytyczne, żółte - do poprawy, zielone - OK),
- priorytety działań ułożone w kolejności biznesowej, a nie "technicznej wygody",
- logiczną sekwencję kroków: co zrobić najpierw, co można odłożyć.
To dokument operacyjny, z którym możesz usiąść na zarządzie lub z zespołem IT i na jego podstawie zaplanować konkretne sprinty wdrożeniowe.
Lista "Quick Wins" - efekty widoczne niemal natychmiast
W każdym audycie identyfikujemy tzw. nisko wiszące owoce (low-hanging fruits):
- drobne zmiany konfiguracyjne (np. poprawienie jednego triggera, który blokuje połowę scenariusza),
- proste segmentacje, które od razu poprawiają wyniki kampanii,
- łatwe poprawki w formularzach czy przepływie danych.
Quick Wins służą temu, by:
- pokazać natychmiastowy efekt audytu,
- dać zespołowi poczucie sprawczości,
- często już na tym etapie częściowo "zwrócić" koszt usługi.
Estymacja potencjału - język finansów
Tam, gdzie dane na to pozwalają, przekładamy błędy techniczne na wymiar finansowy:
- ile leadów "gubi się" po drodze,
- jaki jest szacunkowy wpływ naprawy integracji na liczbę szans sprzedaży,
- jakie oszczędności daje porządkowanie bazy (np. niższe koszty narzędzi rozliczanych "per kontakt").
Audyt ma dać Ci twarde dane do podjęcia decyzji: czy inwestować dalej w rozwój systemu, czy najpierw uszczelnić fundamenty, by przestać tracić pieniądze.
Dlaczego trudno zrobić to samemu? (Siła spojrzenia z zewnątrz)
Klątwa wiedzy i "ślepota operacyjna"
Twój zespół wewnętrzny:
- jest przywiązany do istniejących rozwiązań ("tak to działa od lat"),
- ma swoje własne hipotezy i przekonania,
- często jest oceniany za te same wyniki, które byłyby przedmiotem audytu.
To naturalne mechanizmy psychologiczne. Zewnętrzny audytor natomiast:
- nie jest uwikłany w wewnętrzne dyskusje,
- nie "broni" żadnego z narzędzi ani kampanii,
- może nazwać rzeczy po imieniu bez obawy o wewnętrzne napięcia.
Pamiętaj: naszym zadaniem nie jest szukanie winnych, tylko identyfikacja wąskich gardeł, które blokują Twój wzrost.
Benchmark rynkowy - wiemy, co jest standardem, a co anomalią
Jako audytorzy pracujemy z dziesiątkami firm, często w podobnych branżach i na podobnym stacku technologicznym. Dzięki temu:
- widzimy powtarzające się błędy, które trudno zauważyć z perspektywy jednej organizacji,
- potrafimy odróżnić "normalne" wyniki od tych, które wskazują na ukryty problem,
- możemy zaproponować rozwiązania sprawdzone już w innych środowiskach.
Przykład z praktyki: w niemal 70% audytowanych przez nas firm znajdujemy błędy w integracji MA-CRM, które sprawiają, że handlowcy są "ślepi" na aktywność leada. Naprawienie tylko tego jednego elementu potrafi podnieść konwersję na etapie pierwszego kontaktu nawet o kilkanaście procent.
FAQ - najczęstsze pytania o audyt
Ile trwa taki audyt?
Standardowo proces audytowy zamykamy w 5 do 10 dniach roboczych, w zależności od:
- liczby systemów, z których korzystasz,
- złożoności lejków i automatyzacji,
- dostępności Twojego zespołu do krótkich konsultacji.
Dokładny harmonogram ustalamy zawsze na początku, po krótkim wywiadzie i wstępnym wglądzie w Twój stack technologiczny.
Czego potrzebujecie, aby zacząć?
Przeprowadzenie pełnowartościowego audytu oraz sformułowanie precyzyjnych rekomendacji wymaga zapewnienia dostępu do następujących zasobów informacyjnych i systemowych:
- narzędzi w trybie tylko do odczytu (Marketing Automation, CRM, narzędzia analityczne),
- wglądu w kluczowe raporty i dashboardy, z których korzysta zarząd,
- godzinnej rozmowy z przedstawicielami marketingu i sprzedaży, by poznać perspektywę obu stron.
Ważne: nie potrzebujemy uprawnień administratora ani możliwości edycji kampanii. W fazie audytu jedynie obserwujemy i diagnozujemy, nie ingerując w bieżące działania.
Czy audyt to ocena pracy mojego zespołu?
Absolutnie nie. Audyt nie jest narzędziem do kontroli pracowniczej. Oceniamy:
- procesy,
- konfigurację narzędzi,
- spójność danych i komunikacji.
W praktyce audyt staje się potężnym wsparciem dla Twoich pracowników działów marketingu i sprzedaży, ponieważ pozwala:
- zyskać argumenty, które wcześniej były ignorowane ("od miesięcy mówię, że potrzebujemy X, ale teraz widać to w liczbach"),
- uporządkować priorytety i pozbyć się zadań, które niewiele wnoszą,
- pokazać zarządowi, gdzie faktycznie leży problem - w strategii, zasobach, procesie.